top of page
Homepage

Privacy Policy

Last updated: 17 September 2026

​

1. Who we are

Engaged Pilates Clinic Sdn. Bhd. (Registration No. 1413341-T) is the data controller for personal information handled through our website, services, bookings and enquiries. This policy explains how we handle personal information under Malaysia’s Personal Data Protection Act 2010, as amended.

Address: B-01-05, Plaza Damas 3, Jalan Sri Hartamas, Taman Sri Hartamas, 50480 Kuala Lumpur, Malaysia.

Email: engagedpilatesclinic@gmail.com

​

2. Information we collect

Depending on the service you use, we collect:

  • Your name, email address and telephone number.

  • Date of birth and NRIC or passport details where necessary for identification or administration.

  • Account, booking, attendance, purchase and payment-status records.

  • Medical history and relevant clinical information.

  • Enquiries and correspondence.

  • APPI course registration information.

  • CCTV footage and photographs or videos as explained below.

  • Website information, which may include your IP address, device, browser and cookie information.

We obtain information from you through our website, booking app, WhatsApp, email or in person. Information may also come from an authorised parent, guardian or representative, practitioners during your care, and relevant service or payment providers.

​

3. How we use your information

We use personal information to:

  • Arrange and provide services and assess suitability.

  • Document care and support safe participation.

  • Manage bookings, payments, purchases and session credits.

  • Respond to enquiries and process refunds where applicable.

  • Administer APPI registrations.

  • Protect our premises and systems.

  • Meet applicable record-keeping and legal requirements.

We identify required information when collecting it and explain its purpose. Without necessary contact, booking, payment or relevant health information, we may be unable to complete a booking or safely provide a service. Identity details are collected only where necessary for the stated purpose. Marketing and promotional photography are optional.

​

4. Health information and participants under 18

We use health information for care and participation safety. We obtain explicit consent where required, unless another lawful basis applies. Health information is not used for advertising. Participants aged 17 and under require parent or legal guardian consent before receiving services. Appropriate authorisation is also required for handling their information. Anyone providing another person’s information must be authorised to do so and make this notice available to that person where appropriate.

​

5. Our systems and staff access

We use Kreloses for physiotherapy and private Clinical Pilates records. Authorised physiotherapists access those records for their work. We use Wix and our connected Wix booking app for Engaged PLUS+. Authorised instructors access relevant PLUS+ information. Access is limited to information needed for each person’s role.

​

6. Sharing information

Relevant information may be shared with:

  • Kreloses, Wix and connected booking services.

  • Payment providers and banks.

  • WhatsApp, email and IT service providers.

  • Professional advisers or authorities where necessary and legally permitted.

  • APPI administrators for course registration and administration.

For APPI registration, we share the participant’s name, email address and telephone number with the relevant APPI administrators. We do not sell personal information.

​

7. Processing outside Malaysia

APPI administrators in the UK and some technology providers may process information outside Malaysia. We use lawful transfer arrangements and appropriate safeguards. Contact us for information about the providers and destinations relevant to your information. External websites, including the APPI microsite, have their own privacy notices. Engaged remains responsible for the personal information it handles or shares.

​

8. CCTV, photographs and videos

CCTV is used at our premises for safety, security and incident review. Footage is stored on memory cards and normally retained for approximately one to two months, depending on recording capacity. Relevant footage may be kept longer when necessary for an incident or legal requirement. Access is restricted to authorised persons. We obtain permission before publishing client photographs or videos for promotional purposes. Declining promotional photography does not affect your access to services. Contact us to withdraw permission for future promotional use.

​

9. Marketing choices

We occasionally send promotional messages where we have the permission required. You may stop promotional messages by replying STOP or emailing engagedpilatesclinic@gmail.com. We will act on your request. Essential booking and service messages may still be sent. Marketing consent is separate from consent needed to provide our services.

​

10. Cookies

Cookies and similar technologies support website functions such as sign-in and booking. You can also manage cookies through your browser settings. Blocking essential cookies may affect website functions.

​

11. Security and retention

We use appropriate security measures and access controls to protect personal information. We retain information only for as long as necessary for its purpose and applicable clinical, accounting or legal requirements. Information no longer needed is securely deleted or anonymised. Retention periods vary by record type. Contact us for information about your records. CCTV normally follows the period stated above. Security incidents and any required notifications are handled in accordance with applicable law.

​

12. Your rights

Contact engagedpilatesclinic@gmail.com to request access or correction, withdraw consent, stop direct marketing or exercise other applicable data protection rights. Data portability requests are subject to legal requirements and technical feasibility and compatibility. We may verify your identity before acting on a request. Withdrawing consent may affect services that require the information. Records required by law may still need to be retained. You may also raise a complaint with Malaysia’s Personal Data Protection Commissioner through www.pdp.gov.my. You can contact us in English or Bahasa Malaysia.

​

13. Updates

We may update this policy when our practices or legal requirements change. The revised date will appear above, and we will obtain further consent where required.

DASAR PRIVASI

Tarikh kemas kini: 17 September 2026

​

1. Tentang kami

Engaged Pilates Clinic Sdn. Bhd. (No. Pendaftaran 1413341-T) ialah pengawal data bagi maklumat peribadi yang dikendalikan melalui laman web, perkhidmatan, tempahan dan pertanyaan kami. Dasar ini menerangkan cara kami mengendalikan maklumat peribadi di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia, sebagaimana dipinda. Alamat: B-01-05, Plaza Damas 3, Jalan Sri Hartamas, Taman Sri Hartamas, 50480 Kuala Lumpur, Malaysia.

E-mel: engagedpilatesclinic@gmail.com

​

2. Maklumat yang kami kumpulkan

Bergantung pada perkhidmatan yang digunakan, kami mengumpul:

  • Nama, alamat e-mel dan nombor telefon anda.

  • Tarikh lahir serta butiran kad pengenalan atau pasport apabila diperlukan untuk pengenalan atau pentadbiran.

  • Rekod akaun, tempahan, kehadiran, pembelian dan status pembayaran.

  • Sejarah perubatan dan maklumat klinikal berkaitan.

  • Pertanyaan dan surat-menyurat.

  • Maklumat pendaftaran kursus APPI.

  • Rakaman CCTV serta gambar atau video seperti diterangkan di bawah.

  • Maklumat laman web, yang mungkin merangkumi alamat IP, peranti, pelayar dan maklumat kuki.

Maklumat diperoleh daripada anda melalui laman web, aplikasi tempahan, WhatsApp, e-mel atau secara bersemuka. Maklumat juga boleh diperoleh daripada ibu bapa, penjaga atau wakil yang diberi kuasa, pengamal semasa penjagaan anda, serta penyedia perkhidmatan atau pembayaran berkaitan.

​

3. Cara kami menggunakan maklumat anda

Kami menggunakan maklumat peribadi untuk:

  • Mengatur dan menyediakan perkhidmatan serta menilai kesesuaian.

  • Merekodkan penjagaan dan menyokong penyertaan yang selamat.

  • Mengurus tempahan, pembayaran, pembelian dan kredit sesi.

  • Menjawab pertanyaan dan memproses bayaran balik apabila berkenaan.

  • Mengurus pendaftaran APPI.

  • Melindungi premis dan sistem kami.

  • Memenuhi keperluan penyimpanan rekod dan undang-undang yang terpakai.

Kami mengenal pasti maklumat wajib semasa pengumpulan dan menerangkan tujuannya. Tanpa maklumat hubungan, tempahan, pembayaran atau kesihatan berkaitan yang diperlukan, kami mungkin tidak dapat melengkapkan tempahan atau menyediakan perkhidmatan dengan selamat. Butiran identiti dikumpulkan hanya apabila diperlukan untuk tujuan yang dinyatakan. Pemasaran dan fotografi promosi adalah pilihan.

​

4. Maklumat kesihatan dan peserta bawah 18 tahun

Kami menggunakan maklumat kesihatan untuk penjagaan dan keselamatan penyertaan. Kami mendapatkan persetujuan nyata apabila diperlukan, melainkan asas lain yang sah terpakai. Maklumat kesihatan tidak digunakan untuk pengiklanan. Peserta berumur 17 tahun dan ke bawah memerlukan kebenaran ibu bapa atau penjaga yang sah sebelum menerima perkhidmatan. Kebenaran yang sewajarnya juga diperlukan untuk pengendalian maklumat mereka. Sesiapa yang memberikan maklumat orang lain mesti diberi kuasa untuk berbuat demikian dan menyediakan notis ini kepada orang tersebut apabila sesuai.

​

5. Sistem dan akses kakitangan

Kami menggunakan Kreloses untuk rekod fisioterapi dan Clinical Pilates peribadi. Ahli fisioterapi yang diberi kuasa mengakses rekod tersebut bagi menjalankan tugas mereka. Kami menggunakan Wix dan aplikasi tempahan Wix yang disambungkan untuk Engaged PLUS+. Pengajar yang diberi kuasa mengakses maklumat PLUS+ yang berkaitan. Akses dihadkan kepada maklumat yang diperlukan bagi peranan setiap orang.

​

6. Perkongsian maklumat

Maklumat berkaitan boleh dikongsi dengan:

  • Kreloses, Wix dan penyedia tempahan yang disambungkan.

  • Penyedia pembayaran dan bank.

  • Penyedia WhatsApp, e-mel dan perkhidmatan IT.

  • Penasihat profesional atau pihak berkuasa apabila perlu dan dibenarkan undang-undang.

  • Pentadbir APPI untuk pendaftaran dan pentadbiran kursus.

Bagi pendaftaran APPI, kami berkongsi nama, alamat e-mel dan nombor telefon peserta dengan pentadbir APPI yang berkaitan. Kami tidak menjual maklumat peribadi.

​

7. Pemprosesan di luar Malaysia

Pentadbir APPI di UK dan sesetengah penyedia teknologi mungkin memproses maklumat di luar Malaysia.

Kami menggunakan aturan pemindahan yang sah serta perlindungan yang sesuai. Hubungi kami untuk maklumat tentang penyedia dan destinasi yang berkaitan dengan maklumat anda. Laman web luar, termasuk laman mikro APPI, mempunyai notis privasi tersendiri. Engaged kekal bertanggungjawab terhadap maklumat peribadi yang dikendalikan atau dikongsikannya.

​

8. CCTV, gambar dan video

CCTV digunakan di premis kami untuk keselamatan dan semakan kejadian. Rakaman disimpan pada kad memori dan lazimnya disimpan selama kira-kira satu hingga dua bulan, bergantung pada kapasiti rakaman. Rakaman berkaitan boleh disimpan lebih lama apabila diperlukan bagi sesuatu kejadian atau keperluan undang-undang. Akses dihadkan kepada pihak yang diberi kuasa. Kami mendapatkan kebenaran sebelum menerbitkan gambar atau video pelanggan untuk tujuan promosi. Penolakan fotografi promosi tidak menjejaskan akses anda kepada perkhidmatan. Hubungi kami untuk menarik balik kebenaran bagi penggunaan promosi akan datang.

​

9. Pilihan pemasaran

Kami sesekali menghantar mesej promosi apabila mempunyai kebenaran yang diperlukan. Anda boleh menghentikan mesej promosi dengan membalas STOP atau menghantar e-mel kepada engagedpilatesclinic@gmail.com. Kami akan bertindak atas permintaan anda. Mesej tempahan dan perkhidmatan penting masih boleh dihantar. Persetujuan pemasaran berasingan daripada persetujuan yang diperlukan untuk menyediakan perkhidmatan kami.

​

10. Kuki

Kuki dan teknologi seumpamanya menyokong fungsi laman web seperti log masuk dan tempahan. Anda juga boleh mengurus kuki melalui tetapan pelayar. Menyekat kuki penting boleh menjejaskan fungsi laman web.

​

11. Keselamatan dan penyimpanan

Kami menggunakan langkah keselamatan dan kawalan akses yang sesuai untuk melindungi maklumat peribadi. Maklumat disimpan hanya selama diperlukan untuk tujuannya serta keperluan klinikal, perakaunan atau undang-undang yang terpakai. Maklumat yang tidak lagi diperlukan dipadam dengan selamat atau dijadikan tanpa identiti. Tempoh penyimpanan berbeza mengikut jenis rekod. Hubungi kami untuk maklumat tentang rekod anda. CCTV lazimnya mengikut tempoh yang dinyatakan di atas. Insiden keselamatan dan apa-apa pemberitahuan yang diwajibkan dikendalikan mengikut undang-undang yang terpakai.

​

12. Hak anda

Hubungi engagedpilatesclinic@gmail.com untuk meminta akses atau pembetulan, menarik balik persetujuan, menghentikan pemasaran langsung atau melaksanakan hak perlindungan data lain yang terpakai. Permintaan pemindahan data tertakluk pada keperluan undang-undang serta kebolehlaksanaan dan keserasian teknikal. Kami mungkin mengesahkan identiti anda sebelum bertindak atas permintaan. Penarikan balik persetujuan boleh menjejaskan perkhidmatan yang memerlukan maklumat tersebut. Rekod yang diwajibkan oleh undang-undang mungkin masih perlu disimpan. Anda juga boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi Malaysia melalui www.pdp.gov.my.Anda boleh menghubungi kami dalam Bahasa Inggeris atau Bahasa Malaysia.

13. Kemas kini

Kami mungkin mengemas kini dasar ini apabila amalan atau keperluan undang-undang berubah. Tarikh kemas kini akan dipaparkan di atas, dan persetujuan lanjut akan diperoleh apabila diperlukan.

bottom of page